Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết các nhân viên một cách hiệu quả.
Nếu như truyền thông thương hiệu là phương thức giúp doanh nghiệp tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng. Truyền thông nội bộ là biện pháp gắn kết nhân viên, gia tăng sự hiểu biết của nhân sự với văn hóa, định hướng kinh doanh và phát triển công ty, từ đó củng cố sức mạnh nội lực.
Thực tế cho thấy, khi truyền thông nội bộ không được chú trọng sẽ dẫn đến những vấn đề như nội bộ lục đục, thông tin doanh nghiệp bị “tam sao thất bản”, khả năng phối hợp giữa các bộ phận kém dẫn đến hiệu quả công việc không cao…
Ngược lại, nếu công tác truyền thông nội bộ được thực hiện tốt tạo nên sức mạnh của sự gắn kết giữa sếp với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên đồng thời xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Khi đó, “sức mạnh bó đũa” sẽ mang lại hiệu quả dài hạn và tiết kiệm rất nhiều chi phí khi xây dựng văn hóa và hình ảnh doanh nghiệp.
1.Sức mạnh của truyền thông nội bộ
1.1 Giữ chân và thu hút nhân tài
Khi công tác truyền thông nội bộ tốt, nhân sự sẽ cảm thấy tin tưởng và yêu mến nơi làm việc của mình. Họ sẽ làm việc hăng say, chủ động hơn trong công việc cũng như giao tiếp nội bộ. Hiện nay, nhiều nhân sự có xu hướng gắn bó với môi trường làm việc thoải mái, cảm giác được trân trọng hơn là mức lương.
Mỗi nhân viên sẽ là một người PR cho công ty. Văn hóa doanh nghiệp tốt sẽ được quảng bá với những người ở ngoài công ty. Như vậy truyền thông nội bộ có thêm một lợi ích khác đó là thúc đẩy tuyển dụng, vì một môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút nhiều nhân lực.
1.2 Tạo luồng thông tin xuyên suốt
Truyền thông nội bộ là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên, để thông tin được truyền tải nhiều chiều. Bản thân lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động bên dưới, những suy nghĩ, chia sẻ của nhân viên. Người cấp dưới có cơ hội được lắng nghe, giải đáp thắc mắc và thấy tiếng nói của mình có sức nặng và những cố gắng của mình được công nhận.
Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ cũng là sợi dây gắn kết các nhân viên trong công ty giúp thông tin được chia sẻ nhanh chóng, kịp thời. Khi có sự thay đổi chiến lược kinh doanh, những thông tin về định hướng mới, mũi nhọn phát triển chủ lực cần phải được mọi nhân viên nắm rõ từ bộ phận nhân sự, hoạch định kinh doanh, marketing, sale… Việc thông tin đa chiều, minh bạch rõ ràng những vấn đề nội bộ sẽ giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng và hạn chế tối đa mâu thuẫn nội bộ.
1.3 Xây dựng, củng cố và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp
Việc lan tỏa văn hóa doanh nghiệp vô cùng quan trọng bởi nó giúp nhân viên xác định rõ các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp. Nhân viên khi nắm rõ những gì quan trọng với doanh nghiệp, những điều được các lãnh đạo coi trọng sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng.
Một tập thể lớn mạnh là một tập thể mang bản sắc riêng. Mỗi nhân viên là một mảnh ghép để tạo nên văn hóa của tổ chức. Khi được củng cố về tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức, yêu mến giá trị hóa mà tổ chức đó đem lại, mỗi nhân viên có thể tiếp tục truyền tải trong nội bộ và bên ngoài, trở thành những kênh truyền thông riêng của tổ chức. Ngoài ra, với việc cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình và chủ động hơn trong công việc.
2. Vậy làm gì để đổi mới công tác nội bộ?
2.1 Xây dựng bản tin nội bộ hấp dẫn
Bản tin nội bộ là một trong số những công cụ phổ biến và lưu trữ thông tin quan trọng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thu hút sự quan tâm của đông đảo nhân viên cần phải chọn cách truyền tải thông tin hấp dẫn, sáng tạo trong các bản tin nội bộ. Đặc biệt là hãy cho nhân viên thấy họ có mặt trong các bản tin nội bộ.
Có thể khai thác những câu chuyện đời thường đằng sau những nỗ lực trong công việc, tuyên dương những gương mặt nổi bật, tổ chức các cuộc thi sáng tác, hoạt động thể thao, văn nghệ…
2.2 Xây dựng kênh giao tiếp nội bộ
Các kênh giao tiếp nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải và lan tỏa thông tin. Hiện tại, nhiều doanh nghiệp đang sử dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo, Linkedin, Skype,… Bên cạnh việc liên lạc, các nền tảng này còn là nơi gắn kết các nhân viên với nhau, giữa nhân viên và sếp. Có thể xây dựng các đội nhóm theo sở thích để tạo sự hứng khởi với nhân sự.
2.3 Tổ chức các sự kiện nội bộ
Sự kiện nói chung và sự kiện nội bộ nói riêng luôn là những dịp đặc biệt đem lại những cảm xúc sâu sắc và ấn tượng khó quên. Sử dụng cả một sự kiện để truyền đạt những thông tin nội bộ luôn là một cách làm hiệu quả. Một số lưu ý để xây dựng các sự kiện nội bộ hấp dẫn đó là: tăng tần suất tổ chức sự kiện, tham khảo một số loại hình sự kiện mới, khuyến khích nhân viên tham gia chứ đừng tham dự cũng như lắng nghe ý kiến đóng góp, ý tưởng của chính nhân viên công ty.
